PERANCANGAN FORMULIR

Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.

Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan

Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.

Keuntungan menggunakan formulir elektronik

1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
   

Manfaat formulir

1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
   

Klasifikasi formulir

• Menurut sumbernya :

1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
   

• Menurut tujuan penggunaannya :

1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
   

Prinsip-prinsip Perancangan Formulir

1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak

(Disarikan dari Sistem akuntansi, Mulyadi)